Vårt dataskyddsarbete

För att vi på Gripsholmsskolan ska kunna bedriva vår verksamhet behöver vi behandla personuppgifter. Vi värnar om din personliga integritet, och vi eftersträvar en hög säkerhetsnivå i vårt dataskyddsarbete. Det är viktigt för oss att du som berörs känner dig trygg med hur vi hanterar dina och andras personuppgifter.

I vår dataskyddspolicy beskriver vi bland annat vilka typer av personuppgifter vi behandlar och hur länge vi sparar dem.

Gripsholmsskolans dataskyddspolicy

På Gripsholmsskolan värnar vi om din personliga integritet, och vi eftersträvar en hög säkerhetsnivå i vårt dataskyddsarbete. Denna policy beskriver hur vi samlar in och använder personuppgifter och hur vi arbetar för att skydda informationen med hjälp av både tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder. Med ”personuppgifter” menas all slags information som kan kopplas till dig som nu levande fysisk person. Policyn beskriver också vilka rättigheter du har när det gäller vår behandling av dina personuppgifter, och hur du ska gå tillväga för att utöva dessa rättigheter.

Gripsholmsskolan behandlar personuppgifter i enlighet med den allmänna dataskyddsförordningen (Europaparlamentets och -rådets förordning nr 2016/679, även kallad ”GDPR” efter dess engelska namn General Data Protection Regulation).

Personuppgiftsansvarig

Gripsholmsskolan AB, org.nr 556733-5616, med adress Gripsholmsviken, 64730 Mariefred, är personuppgiftsansvarig för företagets behandling av personuppgifter.

Vilka personuppgifter behandlar Gripsholmsskolan?

Vilka personuppgifter vi behandlar beror på vilken relation du har med oss. Skolan använder olika digitala tjänster. Dessa används för t.ex. elevadministration, köhantering, bedömningar, kurs- och lektionsplaneringar men även som stöd direkt i det pedagogiska arbetet. Som en del av detta samlar vi in och lagrar information om elever och vårdnadshavare (t.ex. namn, personnummer och kontaktinformation). Vi registrerar även information i våra system om eleverna, t.ex. pedagogiska planer, bedömningar och betyg samt medicinsk information inom ramen för elevhälsoarbetet.

Nedan beskriver vi de vanligaste kategorierna av personuppgifter vi behandlar. Vi samlar in uppgifterna antingen direkt från dig (som vårdnadshavare) eller från allmänt tillgängliga register. Insamlingen kan även ske via digitala kanaler, till exempel i samband med att du besöker någon av våra webbplatser eller använder en mobilapplikation.

• Elev: namn, kontaktuppgifter, personnummer, bilder

• Vårdnadshavare: namn, kontaktuppgifter, personnummer

• Arbetstagare: namn, kontaktuppgifter, personnummer, bilder

• Föreläsare: namn, befattning, företag, kontaktuppgifter, bild

• Leverantör: namn, befattning, företag/organisation, kontaktuppgifter, fakturainformation, leveranshistorik

Dina personuppgifter kan också förekomma i olika typer av dataloggar som är nödvändiga för att flera av våra digitala system ska fungera på ett ändamålsenligt sätt. Det kan till exempel gälla loggar över informationsåtkomst, in- och utgående e-mail eller telefonsamtal.

Det förekommer också att vi dokumenterar Gripsholmsskolans arrangemang med foto, video- eller ljudinspelningar, och dessa kan i vissa fall utgöra personuppgifter.

Känsliga uppgifter

Elevhälsans medicinska arbete är separerad från den pedagogiska verksamheten och regleras bland annat av hälso- och sjukvårdslagen. Det innebär att övrig personal på skolan inte har tillgång till den information och de personuppgifter som hanteras inom denna verksamhet.

Viss information som vi samlar in om dig kommer vi att sprida till dem som behöver känna till dessa uppgifter inom vår organisation, exempelvis information om allergier. I de fall vi bedömer detta som känsligt, eller att lagen anger att vi behöver det, kommer vi att inhämta ert samtycke för detta.

Rättslig grund och ändamål för behandlingen

Gripsholmsskolan behandlar personuppgifter för flera olika ändamål. De huvudsakliga syftena är för att vi ska kunna:

• Kommunicera med elever och vårdnadshavare, samt mellan medarbetarna.

• Dokumentera, utvärdera, utveckla och marknadsföra vår verksamhet

• Fullfölja våra åtaganden som myndighetsutövare

• Förhindra bedrägerier och förebygga brott

När det gäller foto, video- och ljudinspelningar så har Gripsholmsskolan ett berättigat intresse av att dokumentera vår verksamhet. Detta innebär till exempel att generella foton (”mingelbilder”) kan komma att användas utan att varje enskild person på bilden tillfrågas. Gripsholmsskolan frågar efter ett samtycke när en elev börjar på skolan för att få synas i bloggar, hemsidan eller på sociala medier som t.ex. facebook.

Lagringstider och skyddsåtgärder

För att skydda dina personuppgifter mot förlust, skada eller obehörig behandling så arbetar vi på Gripsholmsskolan ständigt med att upprätthålla och förbättra en rad olika säkerhetsåtgärder. Det gäller fysiskt skydd (till exempel för personer, IT-infrastruktur och byggnader), informationssäkerhetsskydd (till exempel mot intrång i IT-system, virusattacker och genom säkerhetskopiering) och organisatoriskt skydd (till exempel att endast de personer som behöver det i sitt arbete har tillgång till dina personuppgifter).

Vi lagrar dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för att uppfylla de ändamål som beskrivs ovan. Därefter raderas eller avidentifieras uppgifterna på ett säkert sätt, så att de inte längre kan kopplas till dig.

Foto, video- och ljudinspelningar
Upptagningar som dokumenterar vår verksamhet kommer att sparas olika lång tid beroende på ändamålet. Är de av framtida historiskt intresse sparar vi dem så länge den tekniska livslängden medger.

Överföring av personuppgifter till andra

Gripsholmsskolan säljer aldrig dina uppgifter till tredje part om vi inte har ditt samtycke till att göra detta. Vi kan dock komma att lämna ut dina personuppgifter till följande kategorier av mottagare:

Myndigheter
Exempel: Gripsholmsskolan kan komma att lämna nödvändig information till myndigheter som Polisen eller Skatteverket om vi är skyldiga enligt lag att göra detta.

Annan personuppgiftsansvarig (med Gripsholmsskolan som personuppgiftsbiträde)
Exempel: Om Gripsholmsskolan genomför ett arrangemang på uppdrag av en annan verksamhet, så kommer Gripsholmsskolan i egenskap av personuppgiftsbiträde att behandla personuppgifter på denna verksamhets vägnar. I detta fall är det den andra verksamheten som är personuppgiftsansvarig. Vi ingår i sådant fall ett personuppgiftsbiträdesavtal där det tydligt framgår vilken personuppgiftsbehandling som Gripsholmsskolan får utföra och hur länge.

Personuppgiftsbiträde (med Gripsholmsskolan som personuppgiftsansvarig)
Exempel: Om Gripsholmsskolan anlitar en annan verksamhet för att utföra vissa tjänster åt oss – till exempel seminariebokningar, biljettförsäljning, transporter, telemarketing eller drift av IT-system – så kan detta innebära antingen att den verksamheten samlar in personuppgifter åt oss, eller så behöver de tillgång till personuppgifter som Gripsholmsskolan har samlat in. I detta fall är vi personuppgiftsansvariga och den andra verksamheten är biträde. Vi ingår då ett personuppgiftsbiträdesavtal i syfte att säkerställa att personuppgifterna hanteras på korrekt och säkert sätt.

Överföring av personuppgifter till länder utanför EU/EES

Gripsholmsskolans grundprincip är att vi inte överför personuppgifter till verksamheter utanför EU/EES. Undantaget är verksamheter som bedrivs i ett tredje land som anses ha en adekvat skyddsnivå enligt EU-kommissionens beslut enligt artikel 45 i GDPR.

Länkar i Gripsholmsskolans digitala kanaler

Det kan förekomma länkar i Gripsholmsskolans digitala kanaler (till exempel på våra webbplatser) som leder till andra digitala kanaler som omfattas av andra regler för dataskydd än vad som anges här. Gripsholmsskolan ansvarar i dessa fall inte för information eller behandling som genomförs i en annan verksamhets digitala kanal.

Dina rättigheter

Rätt till tillgång till dina personuppgifter
Du har rätt att få en bekräftelse på om Gripsholmsskolan behandlar dina personuppgifter, och i så fall få ett utdrag över vilka personuppgifter det gäller. I de flesta av Gripsholmsskolans system fungerar e-mailadressen som identifikator, och vi kommer därför normalt att leverera kopian på uppgifterna digitalt till din e-mailadress.

Rätt till rättelse
Gripsholmsskolan strävar efter att all den information som behandlas hos oss ska vara korrekt. Om du upptäcker att det finns felaktigheter i dina uppgifter så kan du begära att vi rättar de felaktiga uppgifterna. Vi kommer då att korrigera felen.

Rätt till radering (”rätt att bli bortglömd”)
Om du vill att vi ska upphöra helt med all behandling av dina personuppgifter så kan du i vissa fall begära radering av dessa.

Om du tycker att vi har gjort fel

Om du anser att Gripsholmsskolan behandlar dina personuppgifter i strid med gällande lagstiftning, eller att vi har hanterat en begäran från dig felaktigt när du velat utöva dina rättigheter enligt ovan, så kan du anmäla detta till Datainspektionen (Integritetsskyddsmyndigheten).